Ως νέος manager, μπορεί να βρεθείτε μπροστά σε έναν συνάδελφο που αμφισβητεί συνεχώς τις αποφάσεις ή την αρμοδιότητά σας. Τέτοιες συμπεριφορές συχνά αντανακλούν ανασφάλειες, προσωπικούς φόβους ή την κουλτούρα του οργανισμού, παρά σας αφορούν προσωπικά. Για παράδειγμα, κάποιοι επιτήδειοι συνάδελφοι επιδιώκουν να αναδείξουν την αξία τους υποτιμώντας τους άλλους. Κατανοήστε ότι η αντίδρασή τους μπορεί να οφείλεται σε ανάγκη αναγνώρισης ή σε έλλειψη εμπιστοσύνης προς τη διοίκηση, και όχι απαραίτητα σε πραγματικό πρόβλημα με τη δουλειά σας. Ας δούμε πρακτικές συμβουλές για να διαχειριστείτε την κατάσταση αποτελεσματικά.
Κατανόηση της Αμφισβήτησης
Πριν αντιδράσετε, προσπαθήστε να δείτε το ζήτημα από την πλευρά του συναδέλφου. Συχνά, οι άνθρωποι που αμφισβητούν την εξουσία προσπαθούν απλώς να επιβεβαιώσουν την αξία ή τη θέση τους. Πολλές φορές δεν είναι προσωπικό – ενδέχεται να αισθάνονται ανασφάλεια σε νέο ρόλο ή να θεωρούν πως ανταμείβονται όσοι «ξέρουν τα πάντα». Για παράδειγμα, ένας νέος διευθυντής μπορεί να υπεραναλύει τα επιτεύγματά του («Στην προηγούμενη δουλειά μου…») επειδή θέλει να αποδείξει την αξία του. Αναγνωρίστε αν ο συνάδελφος λειτουργεί έτσι από ανάγκη επιβεβαίωσης, και αξιοποιήστε τις πληροφορίες αυτές για να προσεγγίσετε θετικά την κατάσταση.
Οι συνάδελφοι μπορεί επίσης να αμφισβητούν λόγω προβλημάτων επικοινωνίας ή διαφορετικής αντίληψης των αρμοδιοτήτων. Ελέγξτε αν υπάρχει αβεβαιότητα ρόλων ή έλλειψη καθορισμού καθηκόντων μέσα στην ομάδα. Όταν οι ρόλοι δεν είναι ξεκάθαροι, η αντίδραση του ενός μπορεί να φαντάζει επιθετική στον άλλο. Με αυτό κατά νου, προσεγγίστε την κατάσταση με ενσυναίσθηση και καλή προαίρεση.
Ανάκτηση Αυθεντίας
Ως manager, επιβεβαιώστε με ψυχραιμία τον ρόλο σας, θέτοντας σαφή όρια και κανόνες. Θυμίστε διακριτικά ότι οι τελικές αποφάσεις έχουν εγκριθεί από τη διοίκηση και αποσκοπούν στο καλό του τμήματος ή της εταιρείας. Καθορίστε πού τελειώνει η αρμοδιότητά σας και πού αρχίζει του άλλου, και ζητήστε από τον συνάδελφο να σέβεται αυτά τα όρια.
Συγκεκριμένα, μπορείτε να απαιτήσετε από τον συνάδελφο να προετοιμάζεται πριν ζητήσει βοήθεια ή διευκρινίσεις. Για παράδειγμα, ζητήστε του να έρχεται «διαβασμένος» – να φέρνει μαζί του δεδομένα, προτάσεις λύσεων και σχέδια δράσης. Έτσι, θα φαίνεται αμέσως ότι γνωρίζει το αντικείμενο και σέβεται το χρόνο σας. Παράλληλα, αναγνωρίστε έμπρακτα οποιαδήποτε πραγματική συνεισφορά του συναδέλφου. Μερικές φορές το να επικυρώσετε τα όσα έχει πετύχει επαληθεύει την αυτοπεποίθησή του και τον απαλλάσσει από την ανάγκη να καυχιέται συνεχώς.
Να είστε αποφασιστικοί αλλά δίκαιοι. Καθώς οικοδομείτε την αυθεντία σας, η ειλικρινής και σταθερή στάση είναι εξίσου σημαντική με την ευγένεια. Όπως έχει επισημάνει έμπειρος manager, η υπερβολική ευγένεια μπορεί να εκληφθεί ως αδυναμία διοίκησης. Συνεπώς, να μιλάτε καθαρά, με σιγουριά και σαφήνεια – χωρίς να φωνάζετε, αλλά δείχνοντας αποφασιστικότητα. Παράλληλα, καθορίστε και επικοινωνήστε ξεκάθαρα τις προσδοκίες: οι συνεργάτες πρέπει να γνωρίζουν ότι μπορούν να εκφράζουν ανησυχίες, όμως οι οριστικές αποφάσεις θα τηρούνται. Εάν, παρά την προσπάθειά σας, ο συνάδελφος συνεχίσει να φέρεται αναιτιαία επιθετικά, μην διστάσετε να θέσετε όρια, ακόμα και να ενημερώσετε διακριτικά τον προϊστάμενο ή το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για τυχόν επίμονο πρόβλημα.
Επικοινωνιακές Στρατηγικές
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί. Ακούστε ενεργητικά: μην διακόπτετε τον συνάδελφο ενώ εκφράζει τη γνώμη του, δείχνοντας ότι τον σέβεστε. Όταν μιλάει, επικεντρωθείτε σε όσα λέει και προσπαθήστε να καταλάβετε το βασικό νόημά του. Έπειτα, επανεκφράστε με δικά σας λόγια αυτό που ακούσατε για να είστε σίγουροι ότι τον καταλάβατε. Για παράδειγμα:
- Παράδειγμα προσέγγισης: «Αυτό που ακούω να λες είναι ότι η νέα διαδικασία σε δυσκολεύει, σωστά; Κατάλαβα σωστά;».
Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, κρατήστε ψυχραιμία. Ακόμα κι αν διαπιστώσετε ότι υιοθετείτε αρνητική στάση εναντίον σας, αποφύγετε τις προσωπικές επιθέσεις ή τα επιθετικά σχόλια. Αν νιώσετε ότι αντιλαμβάνεστε επίθεση, αναγνωρίστε τα συναισθήματά σας αλλά μην αντιδράσετε άμεσα με θυμό. Αντίθετα, μιλήστε σε πρώτο πρόσωπο (I-statements), περιγράφοντας ήρεμα πώς επηρεάζει τη δουλειά σας η κατάσταση. Για παράδειγμα:
«Ήταν δύσκολο και για εμένα να συγκεντρωθώ στη δουλειά μου όταν αισθανόμουν ότι υπήρχε ένταση ανάμεσά μας».
Προσπαθήστε επίσης να ζητάτε τη γνώμη ή την συμβουλή του συναδέλφου, ώστε να τον εντάσσετε στη διαδικασία επίλυσης και να δείχνετε σεβασμό. Μια ερώτηση όπως «Τι προτείνεις ως επόμενο βήμα για να βελτιώσουμε τη συνεργασία μας;» μπορεί να μετατρέψει την ένταση σε κοινή προσπάθεια. Στην πορεία, εάν υπάρχουν ακόμη διαφωνίες, διατυπώστε καθαρά τη δική σας οπτική, ακολουθώντας πάντα επαγγελματικό ύφος (χωρίς σαρκασμούς ή ειρωνείες). Τέλος, προτείνετε εναλλακτικές λύσεις. Π.χ.:
- Παράδειγμα πρότασης λύσης: «Μπορούμε να συζητήσουμε αυτό το θέμα στη διεύθυνση, αλλά πριν το κάνουμε, ας προσπαθήσουμε να βρούμε μία συμφωνία μεταξύ μας, ώστε να μην χρειαστεί να το κλιμακώσουμε».
Εν ολίγοις, επιδιώξτε εποικοδομητικό διάλογο: ρωτήστε ανοιχτές ερωτήσεις («Ποιό είναι το μεγαλύτερό σου θέμα με αυτό;»), δώστε χρόνο στον άλλον να μιλήσει, επαναδιατυπώστε με κατανοητό τρόπο, και χρησιμοποιήστε ευθείες αλλά ευγενικές εκφράσεις.
Διατήρηση Επαγγελματισμού
Σε όλη τη διαδικασία, κρατήστε επαγγελματική στάση. Να είστε ψύχραιμος και φιλικός ακόμα κι αν θεωρείτε ότι ο συνάδελφος είναι άδικος. Η οργή ή η ειρωνεία θα κλιμακώσουν το πρόβλημα. Αντιθέτως, δείξτε έμπρακτα ότι θέλετε να επιλυθεί το ζήτημα με θετικό τρόπο: φερθείτε συνετά, μη δίνετε την εντύπωση ότι επιδιώκετε να «διώξετε» τον άλλο από τη δουλειά.
- Ψυχραιμία: Όπως συμβουλεύει επαγγελματίας, ακόμη κι αν ο συνάδελφος φέρεται παθητικά εριστικά, μην αντιδράσετε με θυμό ή κριτική.
- Σεβασμός: Μη μιλάτε υποτιμητικά γι’ αυτόν ούτε πίσω από την πλάτη του. Παρουσιάστε τα προβλήματα ως κοινά ζητήματα προς επίλυση.
- Συνεργασία: Δείξτε ότι είστε διαθέσιμος για διάλογο. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: «Ας συζητήσουμε πώς μπορούμε να δουλέψουμε καλύτερα μαζί», υπογραμμίζοντας τους κοινούς στόχους.
Να θυμάστε ότι η επιτυχής διαχείριση δύσκολων καταστάσεων εξαρτάται εν πολλοίς από τη δική σας ηρεμία και από το πόσο καλά εντοπίζετε τη ρίζα του προβλήματος. Εάν, παρά τις προσπάθειές σας, η συμπεριφορά του συναδέλφου συνεχίσει να παραμένει προβληματική, εξετάστε σοβαρά την υποστήριξη τρίτων (υπεύθυνου HR ή άμεσου προϊσταμένου), πάντα μέσα σε πλαίσιο επαγγελματισμού.
Με σεβασμό, σταθερότητα και ξεκάθαρη επικοινωνία, μπορείτε να εδραιώσετε σταδιακά την εξουσία και το κύρος του ρόλου σας. Όσο αντιμετωπίζετε τις αμφισβητήσεις με ψυχραιμία και επαγγελματισμό, ενισχύετε την αξιοπιστία σας ως ηγέτη και βελτιώνετε την συνεργασία στην ομάδα.